Dokonanie wyboru kontrahenta od którego będziemy kupowali prąd czy gaz w kolejnych okresach to jeden z kluczowych elementów zarządzania ryzykiem przy zabezpieczaniu cen energii.
Wybór dostawcy prądu lub gazu na lata
Przedstawiamy krótki poradnik jak się do tego procesu najlepiej przygotować, aby dokonać sprawnego i najlepszego wyboru dostawcy gazu lub prądu.
WYBIERZ DOSTAWCĘ PRĄDU I GAZU W OPARCIU O STRATEGIĘ
Powtarzamy wszystkim jak mantrę, że przy wyborze dostawcy prądu lub gazu najważniejsza jest STRATEGIA, ponieważ to z niej powinny wynikać najważniejsze warunki umowy na zakup prądu czy gazu.
Brak odpowiedniej strategii zakupowej może prowadzić do licznych problemów, które będą miały negatywny wpływ zarówno na Ciebie, jako kupca energii, jak i na cały zarząd. Oto kilka kluczowych konsekwencji braku strategii zakupowej:
- Brak kierunku i spójności: Bez jasno określonej strategii, decyzje zakupowe mogą być chaotyczne i niespójne, co prowadzi do nieefektywności i potencjalnych strat finansowych.
- Ciągłe dyskusje i niepewność: Co roku, miesiąc czy kwartał, konieczne będzie spotykanie się z Top Managementem w celu omówienia, co dalej z zakupami prądu czy gazu. Bez wytycznych i strategii te dyskusje mogą być nieproduktywne i frustrujące.
- Brak zaufania i autorytetu: Bez strategii, Twoje rekomendacje mogą być traktowane z większym sceptycyzmem, a Ty sam możesz mieć trudności z utrzymaniem autorytetu w firmie.
- Potrzeba ciągłych analiz: W związku z brakiem strategii, konieczne może być regularne zamawianie drogich analiz rynkowych, co generuje dodatkowe koszty i obciążenie dla firmy.
- Zwiększone ryzyko rynkowe: Brak strategii zakupowej zwiększa ryzyko podejmowania niekorzystnych decyzji zakupowych dot. gazu czy prądy, co może prowadzić do wyższych kosztów energii i negatywnego wpływu na wyniki finansowe całej firmy.
- Stres i zmęczenie: Zarówno Ty, jako kupiec energii, jak i Zarząd, będziecie narażeni na dodatkowy stres i zmęczenie wynikające z ciągłej niepewności i potrzeby podejmowania decyzji ad hoc.
Aby uniknąć problemów związanych z brakiem strategii zakupowej, warto opracować kompleksową strategię zakupową, która będzie obejmować szczegółowe warunki brzegowe, które powinien spełnić twój kontrahent. Oto kluczowe elementy:
- Długość kontraktu:
- Określenie optymalnego okresu trwania umowy (np. roczny, dwuletni, trzyletni).
- Rozważenie elastyczności w zakresie przedłużania kontraktu.
- Dostępne produkty:
- Identyfikacja i wybór odpowiednich produktów energetycznych (energia elektryczna, gaz, odnawialne źródła energii itp.).
- Uwzględnienie opcji hedgingowych, takich jak kontrakty terminowe czy możliwość pozostawienia otwartej pozycji na notowania spotowe.
- Liczba możliwych transz:
- Określenie maksymalnej liczby transz, w których można dokonywać zakupów energii.
- Zdefiniowanie minimalnej i maksymalnej wielkości każdej transzy.
- Kwestie związane z ryzykiem wolumenowym:
- Określenie polityki dotyczącej prognozowania i zarządzania ryzykiem wolumenowym.
- Zabezpieczenie się przed wahaniami zużycia energii poprzez klauzule w umowie.
- Zabezpieczenia umowy:
- Wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń finansowych, takich jak gwarancje bankowe czy depozyty.
- Określenie warunków wypowiedzenia umowy i sankcji za niewywiązywanie się z zobowiązań zawartych w umowie.
- Warunki płatności:
- Ustalenie terminów płatności.
- Negocjowanie warunków kredytowych i możliwości rozliczeń.
- Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna:
- Uwzględnienie aspektów związanych z zrównoważonym rozwojem i odpowiedzialnością społeczną w strategii zakupowej.
- Preferowanie dostawców, którzy stosują ekologiczne praktyki i mają pozytywny wpływ na społeczeństwo.
Opracowanie strategii zakupowej obejmującej te warunki brzegowe pozwoli na bardziej świadome i strategiczne podejście do organizacji przetargu.
Więcej o tym przeczytasz w naszym artykule: Kiedy strategia zakupu energii zadziała
PRZYGOTUJ ORIENTACYJNY PLAN PRZETARGU
Skoro określiliśmy warunki brzegowe, jakimi będziemy kierowali się przy wyborze sprzedawcy, to możemy przygotować plan działań.
Dobrze jest określić ramy czasowe postępowania przetargowego tak, aby oferenci wiedzieli, kiedy mogą spodziewać się zapytań oraz feedbacku i przede wszystkim rozstrzygnięcia. Przejrzysty proces usprawni komunikację ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces wyboru. Warto wskazać ile planujemy etapów.
KRYTERIA OCENY OFERT
Zapytanie ofertowe warto również uzupełnić o kryteria oceny ofert.
Aby proces przetargowy był przejrzysty i efektywny, zapytanie ofertowe (RFP) powinno zawierać nie tylko szczegółowe wymagania wobec sprzedawcy, ale również jasne kryteria oceny ofert. Kryteria te pomogą w obiektywnej i systematycznej ocenie otrzymanych propozycji.
Kryteria oceny ofert na zakup gazu i prądu
- Cena (50%)
- Proponowana cena za jednostkę energii (PLN/MWh).
- Warunki płatności.
- Warunki kontraktowe (20%)
- Elastyczność warunków kontraktu.
- Możliwość dostosowania warunków do zmieniających się potrzeb (np. zmiany wolumenu).
- Stabilność finansowa oferenta (20%)
- Ocena wiarygodności finansowej (np. raporty finansowe).
- Usługi dodatkowe (5%)
- Poziom usług serwisowych (np. wsparcie techniczne, obsługa klienta).
- Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna (5%)
- Proekologiczne praktyki oferenta.
- Inicjatywy związane z odpowiedzialnością społeczną.
Przykładowe wagi kryteriów:
Kryterium
Waga (%)
Cena
50%
Warunki kontraktowe
20%
Stabilność finansowa
15%
Usługi dodatkowe
5%
Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna
5%
Przykładowa matryca oceny:
Kryterium
Maksymalna liczba punktów
Oferent A
Oferent B
Oferent C
Cena
50
Warunki kontraktowe
20
Stabilność finansowa oferenta
20
Usługi dodatkowe
5
Zrównoważony rozwój i odpowiedzialność społeczna
5
Suma
100
Wprowadzenie jasnych kryteriów oceny ofert w zapytaniu ofertowym umożliwia obiektywną i transparentną ocenę propozycji oraz ułatwia wybór najlepszego dostawcy. Dzięki temu proces przetargowy będzie bardziej uporządkowany i skuteczny.
DANE HISTORYCZNE I PROGNOZY
Aby oferenci mogli dokładnie wycenić profil odbioru energii i zaproponować najlepsze warunki, istotne jest udostępnienie im szczegółowych danych historycznych na temat zużycia energii przez firmę. Dane te powinny obejmować zużycie dobowo-godzinowe z ostatnich 12 miesięcy. Poniżej przedstawiam, jak takie dane można włączyć do zapytania ofertowego (RFP) oraz jak je najlepiej przygotować. Więcej o tym w naszym artykule - Dane historyczne przy zakupie energii
Opis sekcji w RFP: Historyczne dane zużycia energii
Chcąc umożliwić dokładną wycenę profilu odbioru energii i zaproponowanie najlepiej dopasowanej oferty, dostarczamy szczegółowe dane na temat struktury zużycia energii w naszej firmie na przestrzeni ostatnich 12 miesięcy. Dane te obejmują zużycie dobowo-godzinowe i są przedstawione w załączonym pliku.
Szczegóły, które powinny być zawarte w danych historycznych
Format danych:
- Okres: Ostatnie 12 miesięcy.
- Częstotliwość danych: Dobowo-godzinowe (24 wartości na dobę lub dane 15-minutowe, czyli 96 danych na dobę).
- Jednostka: MWh (megawatogodzina) lub kWh (kilowatogodzina).
- Dane te powinny być dostarczone w formacie pliku CSV lub Excel, co ułatwi oferentom analizę i przetwarzanie informacji.
Dzięki włączeniu szczegółowych danych historycznych do zapytania ofertowego, oferenci będą mogli dokładniej ocenić nasz profil zużycia energii i przedstawić oferty, które lepiej odpowiadają naszym potrzebom. To z kolei pomoże w uzyskaniu bardziej konkurencyjnych i adekwatnych ofert.
Przykładowa struktura zapytania ofertowego (RFP)
Poniżej prezentujemy przykładowa strukturę dla zapytania ofertowego wraz z podziałem na poszczególne elementy tego zapytania.
- Wprowadzenie
- Cel zapytania ofertowego.
- Krótkie wprowadzenie do projektu i znaczenie zamówienia.
- Zakres zamówienia
- Opis przedmiotu zamówienia (rodzaj energii, ilość, okres dostaw).
- Specyfikacje techniczne i wymagania dotyczące dostaw.
- Warunki brzegowe
- Długość kontraktu.
- Dostępne produkty.
- Liczba możliwych transz.
- Zabezpieczenia umowy.
- Kwestie związane z ryzykiem wolumenowym.
- Wymogi wobec oferentów
- Kryteria kwalifikacyjne (wiarygodność finansowa, referencje, doświadczenie).
- Wymagane dokumenty.
- Wzór umowy współpracy.
- Harmonogram przetargu
- Terminy kluczowych etapów postępowania przetargowego.
- Kryteria oceny ofert
- Dokładny opis kryteriów oceny.
- Instrukcje dla oferentów
- Sposób i forma składania ofert.
- Kontakt do osoby odpowiedzialnej za przetarg.
Dzięki takiej strukturze zapytania ofertowego, proces przetargowy będzie przejrzysty, dobrze zorganizowany i umożliwi wybór najlepszego dostawcy energii, spełniającego wszystkie zawarte w nim wymagania. Do podjęcia decyzji o zakupie gazu lub prądu przydatna może też być analiza fundamentalna, o której pisaliśmy w tym artykule:
Analiza fundamentalna – Jak ją wykorzystać do decyzji o zakupie prądu czy gazu?
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości dopasowania oferty sprzedawców do Twojej strategii, zapraszamy do kontaktu. Nasz zespół jest gotowy, aby szczegółowo omówić Twoje potrzeby i oczekiwania, udzielić wszelkich niezbędnych informacji oraz odpowiedzieć na pytania dotyczące postępowania przetargowego. Jesteśmy otwarci na indywidualne konsultacje, które pozwolą na lepsze zrozumienie specyfiki Twojego przedsiębiorstwa i opracowanie dla niego optymalnego rozwiązania. Z Enerace dokonasz najlepszego wyboru!
Autor: Wojciech Nowotnik
