Pracując z klientami napotykamy na różne problemy i wątpliwości, które mogą wiązać się z zakupem energii. Na bazie naszych doświadczeń przygotowaliśmy 11 najczęściej występujących kwestii wraz z propozycją ich rozwiązania.

Zachęcamy do lektury i dyskusji.

1. Przy aktualnym zamieszaniu ustawodawczym zakupy energii na następne lata kompletnie nie mają sensu.

Od kilku miesięcy przez polski rynek energii przechodzi swoiste tornado legislacyjne. Propozycje zmian do ustawy można uznać za podważenie wiarygodności i Towarowej Giełdy Energii jak również fundamentów całego rynku energii w Polsce. Pojawił się duży znak zapytania co do funkcjonowania rynku sprzedawcy jak i rynku odbiorcy końcowego.

Czy Ustawa dotyka jednak wszystkich odbiorców?

Okazuje się, że odbiorca, który dokonywał zakupu w drugiej połowie 2018 roku na rok 2019 otrzymuje wsparcie od rządu w związku ze znaczącą podwyżką cen energii rok do roku. Pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Skupmy się jednak na jednym zasadniczym: dlaczego odbiorca końcowy nie kupował wcześniej gdy ceny na rynku były niskie? Odpowiedzi znów można mnożyć (o tym w dalszej części artykułu).

Wielu odbiorców końcowych cenę na rok 2019 ustalało dużo wcześniej. Znów pojawią się wypowiedzi typu „kto to wiedział”, „nie mamy szklanej kuli”, „łatwo analizować wstecz”, „na pewno tak nie mają, diabeł tkwi w szczegółach” itd. Niestety (stety) to prawda. Długoterminowe patrzenie na konkurencyjność mojej firmy wymusza zarządzanie kosztami w szerszym horyzoncie. Szukanie rozwiązań na ograniczenie ryzyka możliwych wahań cen jest kluczowe. Pamiętajmy, że cen energii nie kształtuje rząd, politycy czy wyłącznie duzi gracze. Zmiany cen energii wynikają głównie z czynników fundamentalnych. W przypadku Polski jest to cena węgla i CO2. W roku 2018 ceny węgla i CO2 miały główny wpływ na rosnącą cenę energii. Zatem czy „winy” nie powinniśmy szukać gdzieś indziej?

Co zrobić?

Już teraz opracuj strategię i wynegocjuj kontrakty, które umożliwią elastyczne podejście do zakupów oraz szybkie działanie przy wzrostach i spadkach na rynku. Nie czekaj na ewentualne kolejne wsparcie rządu co do cen energii na rok 2020, gdyby globalna gospodarka przyspieszyła a surowce były drogie, co mogłoby wpłynąć na ceny energii na rok 2020 i kolejne lata.

2. Negocjuję zawsze pod koniec roku, bo wtedy ceny są najniższe.

To sytuacja, z którą spotykaliśmy się bardzo często do końca 2017 roku.

Zobaczmy zatem jakie były fakty:

Powyższy wykres przedstawia notowania kontraktów terminowych dla dostaw w 2017, 2018, 2019, 2020 i 2021 roku na przestrzeni lat 2014-2019. Jak widać wiele osób starało się w ten sposób zaklinać rzeczywistość twierdząc, że pod koniec roku mamy jakimś niewytłumaczalnym zbiegiem okoliczności najniższe ceny. To „proroctwo” czasem się sprawdza. Trudno jednak uznać to za prawidłowość. Zwłaszcza w kontekście 2 ostatnich lat całkowicie wymknęło się to z tych ram.

Należy również zauważyć, że zwolenników podobnych „prawidłowości” w innych okresach roku nie brakuje. Są osoby, które uważają, że najlepszy jest 1 kwartał, inni uznają, że okres wakacji to ten najlepszy czas.

Tego rodzaju założenia niestety bardzo często blokują firmy przed podjęciem odpowiednich decyzji we właściwym czasie. Będąc przywiązanym do takich twierdzeń odbieramy sobie szansę na uchwycenie lepszych momentów zakupowych lub też co gorsze z premedytacją narażamy się na znaczące straty, gdy ceny szybują w górę jak to miało np. miejsce w roku 2018.

Co zrobić?

Negocjuj zgodnie ze swoją długofalową strategią zakupów energii. Jeśli Twoja strategia określa 2 letni horyzont kontraktowy, to pilnuj, aby zawsze posiadać umowę ze sprzedawcą energii czy gazu na 2 lata do przodu. Poza tym jeśli z historycznego punktu widzenia ceny są na bardzo niskim poziomie to pomyśl nawet o wydłużeniu tego horyzontu o kolejny rok. 

3. Interesuje mnie tylko stała cena, bo muszę wiedzieć jaki będzie budżet na kolejny rok.

Jest to bardzo typowy wymóg wielu organizacji. W szczególności dotyczy to jednostek budżetowych, które realizują przetargi w oparciu o założenia ustawy o zamówieniach publicznych.

Również wiele firm w imię tej zasady popełnia błąd, który może doprowadzić do nadmiernych wydatków tylko dlatego, że chcą mieć konkretną wartość w budżecie.

Co zrobić?

Tutaj znowu odwołujemy się do długoterminowej strategii zakupów. Co do zasady sam wymóg znajomości konkretnej wartości nie jest zły. Spróbujmy jednak trochę przeformułować to wymaganie: jaką maksymalnie cenę będziemy w stanie zaakceptować? Budżet w tym obszarze nie musi być przecież maksymalnie wykorzystany. Może być tym najgorszym scenariuszem. Dzięki takiej formule będziemy mogli obserwować co dzieje się na rynku hurtowym, dokonywać niezbędnych obliczeń i sprawdzać, czy powinniśmy zabezpieczyć kolejną transzę lub będziemy mogli czekać.

Poza tym realizując długoterminową strategię zakupu z uwzględnieniem posiadania kontraktu ze sprzedawcą na 2 a nawet 3 lata do przodu dużo szybciej i precyzyjniej jesteśmy w stanie kontrolować i określać ceny i koszty w długiej perspektywie.

4. Kupuję w grupie zakupowej, bo duży wolumen ma największe znaczenie, żeby wynegocjować niską cenę.

W biznesie ten argument spotyka się na szczęście dużo rzadziej niż kilka lat temu. Grupy zakupowe szczyt swojej popularności w Polsce osiągnęły w 2013 i 2014 roku. Bardzo spektakularne „sukcesy” takich działań można było obserwować zwłaszcza w połowie roku 2013, kiedy ceny hurtowe energii elektrycznej w kontrakcie rocznym na Towarowej Giełdzie Energii osiągnęły historyczny dołek spadając do poziomu 145 zł/MWh.

Duży wolumen jako gwarant niskiej ceny to kolejny mit, z którym dyskutujemy podczas wielu spotkań z klientami.

Aby obalić tą teorię przedstawiamy najpierw podstawowe składniki ceny energii. Są do dane szacunkowe przygotowane na podstawie aktualnych danych:

Jak widać głównym składnikiem ceny energii elektrycznej jest jej cena hurtowa. Ceny hurtowe prezentowaliśmy już powyżej i wiemy, że mogą one wahać się nawet kilkadziesiąt złotych w górę i w dół.

Czy cena hurtowa, którą możemy codziennie obserwować na TGE będzie inna dla wolumenu 10.000 MWh i 100.000 MWh?

Elementem na który chcielibyśmy zwrócić uwagę przy korzystaniu z oferty grupy zakupowej to wycena profilu/bilansowania (wg. naszych szacunków stanowi to około 5% ceny energii). Wchodząc do grupy zakupowej łączymy nie tylko wolumen, ale przede wszystkim profile zużycia energii. Każda firma ma swój profil zużycia energii. Jedni ze względu na charakterystykę pracy w danej branży zużywają więcej w ciągu dnia, inni bez względu na porę dnia, czy nocy mają wyrównany profil zużycia. Niektóre branże są w stanie zużywać energię przede wszystkich w nocy i poza godzinami szczytu.

Ta ostatnia grupa odbiorców z tego względu może liczyć się z najkorzystniejszą wyceną profilu, ponieważ w ich godzinach największego zużycia energia jest najtańsza.

Do grupy zakupowej trafiają firmy o różnym profilu zużycia. Jak w takim przypadku sprzedawcy wyceniają taki profil? Zazwyczaj dokonują uśrednienia dla wszystkich potencjalnych uczestników grupy. Czyli firmy o lepszym profilu będą poszkodowane przez gorszy profil pozostałych i odwrotnie te o gorszym profilu coś zyskają dzięki tym odbiorcom, którzy zużywają energię poza szczytem.

Ponadto w grupie zakupowej bardzo często współdzielimy warunki z …. konkurencją, która również może korzystać z tej samej oferty. Czy chcemy mieć takie same podejście i warunki jak nasza konkurencja?

Na bazie naszych doświadczeń możemy również potwierdzić, że wolumen rocznego zużycia energii, który może liczyć na korzyść z dołączenia do grupy zakupowej to około maksymalnie 5.000 MWh w skali roku.

Co zrobić?

Sprawdzaj z kim łączysz się w grupie zakupowej i policz, czy faktycznie jest to korzystniejsza oferta niż indywidualne warunki przedstawione przez sprzedawców energii. Ponadto sprawdź również elastyczność tego rozwiązania np. przy spadających cenach na rynku hurtowym. Ważne aby porównywać oferty przygotowane w tym samym czasie. Ceny hurtowe jak już pokazywaliśmy powyżej mogą znacząco wahać się na przestrzeni kilku dni. Nie zapominajmy również o policzeniu kosztów uczestnictwa w grupie zakupowej.

5. Przetarg w naszej firmie podlega procedurom i zajmie nam sporo czasu.

Brak zasobów w firmie częściowo już omówiliśmy na przykładzie nr 4. Z naszych obserwacji wynika, że poprzez dążenie do standaryzacji procesów w firmach, dochodzi niekiedy do zaburzenia priorytetów. Procedury służą spełnianiu wymogów compliance, nie zaś wsparciu realizacji głównego celu, jakim powinno być zapewnienie odpowiednich zasobów do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ekstremalnym przykładem jak nie powinno to działać jest sytuacja z ostatniego roku w sektorze publicznym. Niektóre jednostki budżetowe po przeprowadzeniu przetargu spełniającego warunki ustawy o zamówieniach publicznych, nie zaakceptowały ofert z uwagi na zbyt wysoką cenę w stosunku do budżetu. Z premedytacją doprowadziły one do wprowadzenia sprzedaży rezerwowej, aby nie narazić się na wybór niezgodny z procedurą. Ceny rezerwowe wynikające z taryfy są nawet trzykrotnie wyższe niż ceny rynkowe. Wszystko to w imię procedur. Czy to faktycznie ma sens?

W sektorze prywatnym czasem dochodzi do niepotrzebnego przeciągania momentu, w którym dokonuje się wyboru. Pytamy o kolejną wersję oferty, kolejną aktualizację i tak niemalże w nieskończoność. Czy to na pewno jest konieczne?

Aby znaleźć odpowiedź ponownie odsyłam do zależności pomiędzy składnikami cen energii. Jeśli w kolejnych rundach postępowania przetargowego wynegocjujemy obniżkę marży o 10% w stosunku do poziomu wyjściowego i w tym samym czasie cena hurtowa wzrośnie nam o 10% to powinniśmy mieć poczucie dobrze spełnionego zadania?

Myślę, że prosta kalkulacja wskaże nam jednoznaczną odpowiedź.

Co zrobić?

Jeśli procedury wpływają na zwiększenie ryzyka to powinniśmy być ambasadorem zmiany i je zmieniać. Jeśli zasoby w firmie są na tyle ograniczone, że trudno nam realizować naszą pracę z ich poszanowaniem to poszukajmy wparcia poza organizacją. Często spojrzenie z zewnątrz korzystnie wpływa na zmiany wewnątrz organizacji.

6. Mamy wieloletnią współpracę z naszym dotychczasowym sprzedawcą i zawsze dajemy mu ostatnią szansę. Specjalnie dla nas ma zawsze takie ceny jakich nie ma nikt. Naszemu sprzedawcy zawsze na nas bardzo zależy i idzie na specjalne ustępstwa, żeby nas utrzymać, bo nasza firma jest dobrym płatnikiem.

Szanujemy długofalowe i partnerskie relacje ze sprzedawcami. Wierzymy również, że Państwa działalność pod wieloma względami może być unikatowa i prestiżowa dla Państwa partnerów biznesowych. Nie wierzmy jednak w cudowne rozwiązania cenowe na rynku energii, przygotowane specjalnie dla nas. Kolejny raz wrócimy do składników ceny energii (patrz grafika pkt.4 powyżej).

Skoro najistotniejszym elementem jest cena hurtowa, która bardzo często kształtowana jest na podstawie notowań na TGE, a marża sprzedawcy ogranicza się na bazie aktualnych szacunków do poziomu 1%, to jak to jest możliwe, aby sprzedawca w niekonwencjonalny sposób obniżył cenę dla Państwa? Dlaczego miałby sprzedać Państwu towar po cenie zaniżonej w stosunku do obowiązujących realiów rynkowych? Jaki może być margines zawarty w marży ograniczonej do kilku złotych za MWh?

Odpowiedzi może być kilka:

po pierwsze sprawdźmy, czy na pewno porównujemy ceny obejmujące wszystkie składniki,po drugie obserwujmy jak zmienia się rynek hurtowy od momentu złożenia pierwszej oferty,po trzecie upewnijmy się, że nasz sprzedawca nie zakłada spekulacji, oczekując, że cena na rynku hurtowym spadnie,po czwarte sprawdzajmy również warunki pozacenowe, które mogą wpływać na ryzyko współpracy z danym sprzedawcą.

Co zrobić?

Dobrą praktyką jest regularne sprawdzanie, czy nasz sprzedawca energii nadal oferuje nam najkorzystniejsze warunki. Jeśli oferta obecnego sprzedawcy nie pozwala nam najlepiej realizować założeń wynikających z naszej długoterminowej strategii, nie bójmy się dokonać zmiany. Przy porównaniu ofert sprzedawców zawsze upewnijmy się, czy porównujemy przysłowiowe jabłko do jabłka.

7. Poczekam jeszcze z zabezpieczeniem ceny, bo coś mi mówi, że ceny jeszcze spadną i nie chcę przepłacać.

Pewna grupa osób ma wrodzoną skłonność do podejmowania większego ryzyka niż to konieczne. Niektórzy klienci zaczynają po czasie oswojenia się z zakupami transzowymi traktować zabezpieczanie cen w oparciu o kontrakt transzowy jako instrument finansowy do poprawiania wyników firmy. Analogiczny mechanizm stosowali w ubiegłym roku niektórzy mniejsi sprzedawcy energii. Nie będziemy wymieniali nazw konkretnych firm, ale pewnie większość z nas interesujących się bieżącymi doniesieniami nt. rynku energii spotkała się z informacjami prasowymi o problemach finansowych kilku sprzedawców. Tego typu działania najczęściej kończą się bardzo poważnymi konsekwencjami i problemami finansowymi. Cena energii, którą ustalamy w oparciu o kontrakt transzowy to z punktu widzenia firmy nie jest instrument finansowy, którym powinniśmy grać. Jak już wspominaliśmy kontrakt transzowy jest narzędziem, które pomaga nam ograniczać ryzyko a nie eksponować nas na jeszcze większe.

Co się stanie, gdy tak założymy a ceny zamiast spać urosną na tyle wysoko, że utracimy konkurencyjną pozycję na rynku lub też co gorsze utracimy płynność finansową?

Co zrobić?

Budując długoterminową strategię zakupu energii określmy limity akceptowalnego ryzyka. Pozwoli nam to na ograniczenie mechanizmów spekulacyjnych i reagowanie odpowiednio wcześniej, zanim może być za późno.

8. Nie będziemy teraz zajmować się ustalaniem cen na 2 czy 3 lata do przodu, bo to odległa perspektywa.

A z resztą nie mam teraz na to czasu.

Z tym problemem spotykaliśmy się dość często na przestrzeni ostatnich lat. O ile mamy do czynienia z długofalowym spadkiem cen hurtowych, kwestia ograniczonych zasobów do przeprowadzenia wyboru sprzedawcy daje złudne poczucie komfortu. Z drugiej strony posiadanie umowy ze stałą, z góry ustaloną ceną na najbliższe 2 lub 3 lata to również spore ryzyko. Gdyby ceny spadły i nie mielibyśmy ustalonego mechanizmu umożliwiającego dostosowanie ceny do bieżącej sytuacji, to może okazać się, że nasza konkurencja będzie miała znacznie lepszy poziom cen energii. Może stanowić to o znaczącym osłabieniu naszej oferty na konkurencyjnym rynku w naszej branży.

Wróćmy na chwilę do faktów i cen hurtowych, aby odpowiedzieć na pytanie, czy stać nas na to, aby nie posiadać umowy na 2 lata do przodu.

Posłużę się przykładem firmy, która zużywa w skali roku 10.000 MWh energii elektrycznej. Nasza przykładowa firma wynegocjowała umowę tylko na rok 2019 w styczniu 2018. Nie podjęła jednak w tym samym czasie decyzji o zawarciu umowy dla roku 2020.

W styczniu 2018 cena hurtowa dla roku 2020 oscylowała w okolicach 183 zł/MWh. W trakcie ostatnich dwunastu miesięcy ceny osiągnęły poziom nawet 290 po czym spadły do obecnego poziomu 265 zł/MWh.

Na przestrzeni ostatnich 12 miesięcy różnica w cenie hurtowej to około 82 zł/MWh.

Utrata szansy w skali całego roku wynosi więc 82 zł/MWh X 10.000 MWh to 820.000 zł. 

Czy warto zatem nie mieć zasobów i strategii, aby potencjalnie zwiększyć roczny koszt energii o około 800 tysięcy złotych?

Co zrobić?

Proponujemy zmienić postrzeganie umowy ze sprzedawcą energii czy gazu jako celu samego w sobie. Wyobraźmy sobie, że umowa ze sprzedawcą jest narzędziem, za pomocą którego mamy realny wpływ na kształtowanie naszych kosztów i osiąganie wyników finansowych naszej firmy. Kontrakt transzowy, bo taki mamy na myśli, pomoże Państwu reagować na zmieniające się dynamicznie ceny hurtowe. Co za tym idzie, możliwe wahania budżetu na energię mogą zostać ograniczone. Oczywiście ryzyko będzie istniało zawsze. Można jednak próbować skutecznie przeciwdziałać temu zjawisku.

Jeśli nie mają Państwo zasobów, aby zaangażować się czasowo w monitorowanie rynku, by w odpowiednim czasie reagować poprzez zakup transz, proponujemy zewnętrzne wsparcie w tym zakresie. Koszty właściwego doradztwa są niewspółmiernie niższe w stosunku do przytoczonego realnego przykładu dla roku 2020.

9. Zakup transzowy w naszej firmie w ogóle nie wchodzi w grę, bo muszę uzyskać akceptację od mojego szefa, szefa mojego szefa i jeszcze dyrektora finansowego. A czasem jeszcze potrzebuję uzyskać potwierdzenie od managera tej kategorii kosztowej na poziomie międzynarodowym.

To zjawisko obserwujemy u niektórych klientów, gdzie ze względu na rozmiar biznesu struktury organizacyjne są mocno rozbudowane. Dodatkowo możemy mieć także do czynienia z silnie ukształtowaną hierarchią, gdzie podjęcie decyzji finansowej o znaczącej wielkości wymaga uzyskania zgody co najmniej kilku osób.

Wróćmy więc do przykładu nr 8, gdzie liczyliśmy utratę szansy, wynikającą z nieodpowiedniego momentu na zabezpieczenie ceny. Czas to pieniądz! To stwierdzenie Benjamina Franklina jest nader aktualne w przypadku zabezpieczania cen energii.

Co zrobić?

Jeśli procedury w Państwa firmie narażają Państwa na możliwość utraty szansy, to ponownie zachęcamy do ich zmiany! Wiemy, że czasem jest to trudne. Często jednak, gdy agentem tej zmiany jest ktoś, kto jest spoza organizacji łatwiej to zmienić. Nie bójmy się proponować zmian tylko dlatego, że może okazać się to trudne.

10. Zakupy transzowe są pewnie droższe. Sprzedawca ma wyższą marżę dla takich kontraktów.

Z tym wątpliwościami spotykamy się często na początku współpracy z wieloma klientami.

Jeśli ktoś ma obawy, że przejście na kontrakt transzowy może wiązać się z wyższymi kosztami, to proponujemy to sprawdzić. Znając strukturę ceny energii i poszczególne elementy wyceny danego sprzedawcy możemy to policzyć.

W zdecydowanej większości przypadków, gdy porównujemy te dane dla naszych klientów, otrzymujemy ten sam wynik.

Co zrobić?

W trakcie organizacji przetargu na zakup energii zapytajmy o przedstawienie oferty na stałą cenę oraz na formułę cenową dla kontraktu transzowego.

11. Mamy niedostosowane układy pomiarowe do zasady TPA i nie możemy zmienić sprzedawcy. Dlatego negocjujemy zawsze z naszym obecnym sprzedawcą stałą cenę na kolejny rok.

Brak dostosowania układów pomiarowych to dość istotne ograniczenie. Jeśli porównujemy różne oferty i stwierdzimy, że nasz obecny sprzedawca nie ma dla nas najlepszych warunków, to krótkoterminowo i tak będziemy musieli z nim współpracować. To również oznacza, że do czasu dostosowania układów do TPA nie będzie możliwa zmiana sprzedawcy. Niejednokrotnie dostosowanie układów pomiarowych do zasady TPA wiąże się z wydatkiem kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Czy warto jednak odkładać tą jednorazową inwestycję? Naszym zdaniem, myśląc długofalowo, nie warto z tym zwlekać, biorąc pod uwagę potencjalne korzyści płynące z pełni możliwości korzystania z wolnego rynku. Wcześniej jednak należy wykonać stosowne kalkulacje biorąc pod uwagę nasze zużycie jak i potencjalne zmiany cen na rynku.

Co zrobić?

Zaplanujmy tą jednorazową inwestycję, mimo konieczności wydania nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych na ten cel. Sama możliwość zmiany sprzedawcy daje nam dużo lepszą pozycję negocjacyjną i przygotujmy biznes plan określający stopę zwrotu.

Poza tym, nawet gdy nasze układy pomiarowe nie są dostosowane, zawsze możemy zapytać naszego obecnego sprzedawcę o propozycję ustalania ceny w oparciu o formułę cenową. Dzięki temu będziemy mogli lepiej zarządzać ryzykiem.

___________________________________________________________________________________________

Wymienionych przez nas powyżej 11 zagadnień to tylko zarys kwestii problematycznych, 

z którymi spotykamy się w naszej pracy związanej z optymalizacją kosztów energii w różnych przedsiębiorstwach. Równocześnie podkreślamy, że zakupy w oparciu o indeks giełdowy nie są jedynymi możliwościami optymalizacji kosztu energii w długiej perspektywie. 

Zachęcamy do dyskusji i pozostawienie komentarzy!

Autor: Wojciech Nowotnik

Jeśli interesujesz się analizą rynków energii zamów bezpłatną subskrypcję naszych raportów!