Jak wybrać idealne narzędzie do zarządzania zakupami energii?

Oczywiście, jest całkowicie zrozumiałe, że nie zawsze masz czas lub ochotę na dokładne analizowanie każdej faktury za energię i profesjonalne wdrażanie się w zakupy energii. Dlatego w tym artykule zajmiemy się tym, jak efektywnie zarządzać zakupami energii i jakie narzędzie najlepiej wybrać do tej roli.

Wydatki na energię elektryczną i gaz ziemny różnią się w zależności od profilu działalności danego przedsiębiorstwa. Dla jednej firmy koszty energii będą jedną z największych pozycji kosztowych w całym koszyku kosztów firmy. Dla innych przedsiębiorstw wydatek na energię będzie to kilka procent wszystkich kosztów. Może nam się wydawać, że to relatywnie mało, jednak w dalszym ciągu są to bardzo często istotne kwoty. W związku z powyższym istotne jest wdrożenie zarządzania kosztami energii, a dokładniej zarządzanie zakupami energii jak również zarządzanie zużyciem energii. Wybierając odpowiednie narzędzie do zarządzania zakupami energii, przedsiębiorstwa zyskują pewność, że ich działania w tym obszarze będą zarówno efektywne, jak i zgodne z długoterminową strategią firmy.

Analiza potrzeb energetycznych organizacji jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania zakupem energii. Zadaniem tej analizy jest identyfikacja celów organizacji, wpływu kosztu energii na wynik finansowy, marżę, cenę wyrobów oferowanych przez firmę oraz wymagań konkurencyjnych rynku. Głęboka eksploracja bieżących oraz przyszłych potrzeb energetycznych firmy, uwzględniając specyfikację działalności, taką jak rodzaj gałęzi przemysłu, wielkość, lokalizacja przedsiębiorstwa, zrównoważony rozwój i cele klimatyczne w krótkim, średnim i długim terminie. Nie zapominajmy również o efektywności energetycznej naszego przedsiębiorstwa.

Opracowanie spójnej strategii zakupu energii to kluczowy element zarządzania zakupem energii i jeden z pierwszych kroków, jaki musimy podjąć, by osiągnąć zadowalające rezultaty. Optymalna strategia powinna obejmować elementy dotyczące typowego zakupu energii, jak również kwestie zrównoważonego rozwoju, efektywności energetycznej, redukcji zużycia, czy też zasad bezpieczeństwa energetycznego. Polecamy przeprowadzenie warsztatu dotyczącego strategii, w którym zaangażują się najważniejsze osoby w firmie, tj. Dyrektor Generalny, Dyrektor ds. Finansów/Kontrolingu, Dyrektor Zakupów, Dyrektor Działu Sprzedaży. Zaangażowanie kluczowych osób już na etapie budowania strategii oszczędzi wiele czasu, stresu czy też nieporozumień. Podczas warsztatów bardzo ważne jest zadanie wielu pytań dotyczących organizacji np.:

• Jaka jest wysokość kosztu energii i jaka jest jego relacja do pozostałych kosztów?
• Jak jest relacja kosztu energii do wyniku finansowego/marży?
• Jakie są relacje z klientami potwierdzone warunkami umownymi : długo- czy krótkoterminowe?
• Czy istnieje możliwość przeniesienia zmiennego kosztu energii na klienta?
• Czy są podnoszone ceny produktów, gdy ceny energii idą w górę, by utrzymać marżę?
• Czy są obniżane ceny produktów, gdy ceny energii spadają, aby być bardziej konkurencyjnym?
• Jaki jest cykl budżetowy w firmie? Czy jest to np. budżetowanie na 12 miesięcy, czy jest także plan długoterminowy np. 2 letni?

Strategia powinna odpowiadać na pytanie jak nasze zakupy będą wyglądać nie tylko w następnym roku, lecz jakie podejście będziemy realizowali przez kolejnych kilka a nawet kilkanaście lat. Co konkretnie będziemy robić, gdy ceny rosną lub spadają? Dzięki takiemu podejściu możliwe jest nie tylko przewidywanie swoich wydatków na energię, ale i reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe. Pozwoli to na realizację zakupów energii w najbardziej optymalnych momentach, zapewniając organizacji stabilność, przewidywalność i konkurencyjność.

Narzędzie wspierające zakupy energii powinno uwzględniać obraną strategię zakupową. Strategia powinna być łatwo dostępna i zrozumiała, elementy strategii powinny być uwzględnione w obliczeniach, alertach, raportach. Warto też sprawdzić jak taka strategia miałaby odzwierciedlenie w realiach rynkowych. Przykładowo, Enerace.online, dostarczając dostęp do bogatej historii cen, aktualnych trendów rynkowych oraz wizualizując koszty energii na przestrzeni lat, umożliwia przeprowadzenie analizy retrospektywnej tj. z pełnym uwzględnieniem dynamiki rynku energii.

Przy wyznaczaniu celów i planowaniu zakupów ważne jest uświadomienie sobie tego czym strategia zakupowa jest, a czym na pewno nie jest. Oczekiwaniem odbiorców jest posiadanie strategii, która zapewnia najniższe ceny i ma zastosowanie w każdych warunkach rynkowych. Takie postawienie sprawy nie gwarantuje jednak efektywnych decyzji. Zatem czym jest strategia? To ogólny program działalności przedsiębiorstwa ukierunkowany na wykorzystanie potencjału produkcyjnego i zasobów dla osiągnięcia zamierzonych celów - mówi jedna z bardziej popularnych definicji. Cele określamy zawsze w kontekście działania naszej firmy. Z doświadczenia znamy mnóstwo przypadków, kiedy doświadczony kupiec energii chciał zaszczepić świetnie działającą strategię zakupu energii ze swojej poprzedniej firmy do aktualnej. Niestety rezultaty były opłakane, ponieważ profile ryzyka tych firm były diametralnie inne. Strategia zawsze powinna być ‘szyta’ dla konkretnej firmy z uwzględnieniem odpowiedzi na wiele pytań, o których pisałem w poprzednim punkcie. Pamiętajmy, że strategia nie jest taktyką nastawioną na doraźne działanie, pozwalające na szybkie i częste modyfikacje; nie jest środkiem do realizacji zysków, nie jest też zbiorem narzędzi do spekulowania na rynku energii.

Przy planowaniu zakupów energii szalenie istotne jest zaangażowanie już od samego początku właściwych osób w organizacji (naszej lub jeżeli to spółka międzynarodowa również osób decyzyjnych ze ‘spółki matki’). Więcej o planowaniu zakupów energii pisaliśmy w naszym ebooku, jeżeli jeszcze nie zapoznałeś się z nim zapraszamy, link TUTAJ.

Elementów ryzyka w kontekście zakupów energii jest wiele i nie sposób ich całkowicie wyeliminować. Identyfikacja ryzyk, odpowiednie sparametryzowanie i właściwy model operacyjny wdrożony w organizację może zminimalizować wpływ zmienności kosztu energii na naszą organizację.

Najważniejsze elementy ryzyka możemy podzielić na ryzyko w obszarze:

    a) Ceny

Korzystając z analiz rynkowych oraz danych dostarczanych przez Enerace.online organizacje są w stanie identyfikować potencjalne zagrożenia i możliwości pojawiające się na rynku energii. Aplikacja do zarządzania zakupem energii powinna zapewniać różną formę komunikacji po to, by nie przegapić właściwego momentu na podjęcie działania. Ważne będą komunikaty w różnej formie np. mailowej (wiadomości, komunikaty, rekomendacje, zestawienia, grafy), komunikaty typu push w aplikacji mobilnej czy nawet sms.

    b) Umowy

Narzędzie zakupowe powinno w sposób jasny, przystępny i transparentny oraz dostępny dla właściwych osób w organizacji informować o zawartej umowie. Jeżeli to umowa na zakup transz, aplikacja powinna wykonywać na bieżąco obliczenia ceny symulowanej, wynikającej z formuły cenowej uzgodnionej w umowie ze sprzedawcą energii elektrycznej czy gazu ziemnego. Cena symulowana uwzględnia już zakupione transze, a pozostałą cześć niezakupionego jeszcze wolumenu aplikacja liczy po aktualnych cenach dostępnych na rynku. Wtedy mamy pełną wiedzę na temat: i) jaka jest moja najbardziej prawdopodobna finalna cena energii na kolejne okresy dostaw? ii) jaki jest skok ceny/ kosztu rok do roku? iii) jak się ma aktualna cena symulowana w stosunku do cen/ kosztu jakie został przyjęty do budżetu?

    c) Organizacji

Nawet najlepsza strategia bez odpowiedniej kultury organizacyjnej w danej firmie skazana jest na porażkę. Ustalenie procesu decyzyjnego i wykonawczego (kto faktycznie dokonuje zlecenia zakupu energii/ transzy) jest kluczowe. Znamy wiele przykładów, kiedy brak uwzględnienia na samym początku np. Dyrektora ds. Zakupów międzynarodowych uniemożliwiał szybkie i efektywne podejmowanie decyzji zakupowych. Bowiem zamiast dokonać zakupu transzy w bardzo korzystnym momencie rynkowym lub czasami w momencie krytycznym, pojawiały się wtedy pytania „dlaczego teraz jest ten właściwy moment na zakup?”, „przedstaw mi więcej analiz, bo nie podejmę decyzji”. To są kwestie, które powinny być omówione podczas spotkania strategicznego, a nie w momencie, kiedy kluczowe jest zabezpieczenie ceny/wolumenów na dynamicznym rynku.

Aplikacja zakupowa powinna uwzględniać ten proces decyzyjny; jeżeli wymagane jest kilka osób do potwierdzenia rekomendowanego zakupu – osoby te powinny dostać prosty komunikat z informację dotyczącą motywacji rekomendowanego zakupu i krótkim czasem na reakcję. Ważne jest, aby regularnie osoby decyzyjne miały wgląd w sytuację kontraktową i nie chodzi tu o to, by zbyt mocno Zarząd wdrażać w zakupy energii, ale o ogólny zarys/sytuację na rynku i aktualną pozycję zakupową/ceny/koszty energii naszej firmy. Pomocne będą raporty portfolio, wysłane nawet raz na tydzień w formie krótkiego podsumowania dla zarządu.

    d) Profilu ryzyka

Nawet zdiagnozowanie najlepszej okazji, nawet najlepsza umowa i najlepiej przygotowana organizacja może ponieść bolesną porażkę, jeśli będziemy kierowali się błędnymi założeniami. Jeżeli nasze relacje z klientami są długoterminowe, wpływ kosztu energii na wynik finansowy, czy cały koszyk kosztowy niewielki, ale mimo to wydatki na energię stanowią bardzo istotny wydatek, który budżetujemy, to pozostawienie dużych wolumenów otwartych na zmienność rynku dnia następnego („spot”) może mieć opłakane skutki (oczywiście nie musi tak być, ale przedstawiam scenariusz jako jedno z ryzyk, które musimy uwzględnić w rozmowach). To tak jakbyśmy bezpiecznie podróżowali z punktu A do B, ale okazuje się, że nie dojechaliśmy tam, gdzie chcieliśmy i powrót do docelowego miejsca może być bardzo kosztowny. Profile ryzyka przedsiębiorstw mogą być bardzo różne, a co za tym różne powinny być sposoby zabezpieczania ceny.

W kontekście rezultatów naszych działań, aplikacja zakupowa powinna umieć policzyć nasz ‘performance’ tj. jak jesteśmy skuteczni w zakupach energii, policzyć oszczędność/zmianę kosztu w różnych relacjach np.:

    a) W relacji do cen z ubiegłego roku.

    b) W relacji do budżetu.

    c) W relacji do aktualnych cen rynkowych.

    d) W relacji do średnich cen rynkowych za dany okres.

    e) W relacji do ceny z momentu, w którym nie zdecydowano się na zakup całego wolumenu.

Dodatkowo wygenerowany alert w przypadku zbliżania się do ceny budżetowej, czy też danego ustalonego w strategii skoku cen rok do roku pomoże na odpowiednie działanie prewencyjne lub też na wykorzystanie szansy i oszczędności w zakupach energii.

Zintegrowanie procesu zbierania, przechowywania oraz wizualizowania danych historycznych dotyczących cen energii na różnych rynkach europejskich jest kluczowe dla efektywnej analizy tendencji cenowych. Narzędzie do zakupów energii powinno w przystępny sposób zobrazować i analizować ceny energii elektrycznej, gazu ziemnego, CO2, węgla, ropy naftowej czy kursów walut. Odniesienie do historii notowań bardzo ułatwia zrozumienie obecnej sytuacji na tle minionych wydarzeń. Tutaj, dowiesz się więcej, na temat istotności posiadania wiedzy o danych historycznych do efektywnego zakupienia energii.

Narzędzie Enerace.online umożliwia porównywanie ze sobą różnych rynków czy surowców celem badania korelacji cenowych czy makro trendów. Enerace.online bardzo ułatwia rozmowę i udziela natychmiastowych odpowiedzi podczas spotkania na kwestie typu „jaka jest relacja cen energii elektrycznej w Polsce do cen węgla czy też cen CO2”, lub „jak cena gazu w Holandii ma się do ceny gazu w Polsce i Niemczech?” Albo „Jak wyglądają ceny energii w Czechach z dostawą na następne 4 lata?” Czy też „jaka jest różnica pomiędzy cenami spot w 2023 roku a cenami jakie można było osiągnąć kupując produkty kwartalne i miesięczne w 2023 roku?” To są cenne wskazówki nie tylko dla nas, ale również w negocjacjach z np. naszymi partnerami handlowymi.

Narzędzie do zakupów energii musi w łatwy sposób pomagać w analizie danych rynkowych i przedstawiać w formie tabeli czy wykresu wyniki. Dzięki takim zestawieniom zidentyfikujemy istotne wzrosty czy spadki cen, wyłapiemy okazje cenowe czy też zdiagnozujemy momenty, w których zgodnie ze strategią warto rozważyć dokonanie zakupu.

Ważną funkcją takiego narzędzia będzie ustalenie alertu dotyczącego określonego poziomu samej hurtowej ceny energii elektrycznej czy gazu ziemnego. System powinien informować użytkowników poprzez przesłanie wiadomości email, push lub sms o pojawieniu się na rynku wskazanych poziomów cen. To ważna funkcja systemu do zakupu energii, gdyż dzięki niej unikniemy niemiłych rozczarowań i będziemy mieć pewność, że zareagujemy we właściwym momencie. Rynek nam nie “ucieknie” i strategia nie będzie zagrożona.

Narzędzia zakupowe jak Enerace.online powinny obliczać cenę symulowaną, wynikającą z uzgodnionej ze sprzedawcą energii formuły zakupowej. Cena symulowana obliczana jest dla każdego okresu dostaw tj. dla roku, kwartałów czy miesięcy. Aplikacja musi w przejrzysty sposób informować o dokonanych już zakupach w formie graficznej i tabelarycznej.

Bardzo przydatną funkcją jest przegląd najważniejszych aspektów dotyczących umowy (liczba dostępnych transz, dostępne produkty do zakupu). To szczególnie istotne, gdy mamy do realizacji wiele umów np. w wielu krajach Europy.

Dzięki analizom historycznym i formule zakupowej system powinien umożliwiać wskazanie najlepszych okresów do kontraktowania energii jak i zwrócić uwagę na te nie najlepsze.