Jak zapewnić, by wydatki nie przekraczały dochodów? Rozwiązanie wydaje się proste: określ poziom planowany poziom wydatków i kontroluj wykonanie. Budżetowanie w firmie, bo o nim mowa, to proces planowania finansowego, który obejmuje przewidywanie przychodów i wydatków organizacji na nadchodzący okres, zazwyczaj rok. Jest to kluczowy element zarządzania finansami, który umożliwia przedsiębiorstwom kontrolę nad swoimi finansami, wspomaga podejmowanie decyzji strategicznych i pomaga w osiąganiu celów biznesowych.
BUDŻETOWANIE KOSZTÓW ENERGII
W przypadku organizacji przemysłowych oraz różnego rodzaju instytucji, budżety i cały proces budżetowania odgrywają niezmiernie istotną rolę. Pełnią one funkcję kluczowego narzędzia zarówno dla potrzeb wewnętrznego zarządzania, jak i - w razie konieczności - dla komunikacji zewnętrznej. Wewnętrznie, budżetowanie umożliwia menedżerom i pracownikom dokładne śledzenie przepływów finansowych, identyfikację obszarów optymalizacji kosztów oraz monitorowanie efektywności realizowanych projektów. To także sposób na ocenę rentowności działalności oraz na zapewnienie, że wszystkie wydatki są uzasadnione i przyczyniają się do wzrostu wartości przedsiębiorstwa.
Zewnętrznie, budżety mogą służyć jako sposób prezentacji stabilności finansowej i wiarygodności organizacji przed inwestorami, kredytodawcami, partnerami biznesowymi czy regulatorami. Skutecznie opracowany i zarządzany budżet stanowi dla nich dowód na to, że organizacja posiada solidne fundamenty finansowe, co może ułatwić pozyskiwanie zewnętrznego finansowania lub budowanie pozytywnych relacji biznesowych.
W kontekście zakupów energii, proces budżetowania nie różni się znacząco. Mimo że dla nowicjuszy planowanie wydatków na energię może wydawać się skomplikowane, istnieją logiczne kroki i wytyczne ułatwiające to zadanie. Przestrzeganie poniższych wskazówek może sprawić, że proces ten stanie się prosty i nawet przyjemny.
O tym, że warto kontrolować koszty energii chyba nie musimy nikomu przypominać. Wielu z nas dobitnie przekonało się o tym w szczególności na początku kryzysu energetycznego wywołanego wojną w Ukrainie.
O tym jak skrupulatnie sprawdzać faktury już pisaliśmy w naszym artykule Jak kontrolować koszty energii w firmie.
W innym artykule przedstawiliśmy natomiast sposoby optymalizacji faktur na energię i możliwych oszczędnościach z tego tytułu - Optymalizacja opłat firmy za energię elektryczną i gaz ziemny.
W tym artykule przybliżymy natomiast zagadnienia związane z budżetowaniem kosztów energii elektrycznej i gazu ziemnego.
Przedstawimy różne podejścia do budżetowania, zastanowimy się nad wpływem budżetu na inne decyzje w firmie. Ponadto podpowiemy Wam jak zabrać się do opracowania budżetu i przygotujemy checklistę do sprawnej pracy nad budżetem.
Podejścia Do Budżetowania Kosztów Energii
Przy budżetowaniu kosztów energii należy pamiętać, że budżetujemy towar (energię czynną, paliwo gazowe) oraz dostawę (dystrybucję/ przesyłanie).
Niestety nie każdy o tym pamięta i zakłada po prostu pewną zmianę (podwyżkę lub obniżkę) dla jednej uśrednionej stawki obejmującej zarówno towar jak i dystrybucję. Takie podejście może okazać się dość ryzykowne i finalnie mogą prowadzić do sporego zaskoczenia, że mocno minęliśmy się z prognozami.
Dlaczego tak się dzieje? Z reguły budżetujemy zbyt optymistycznie lub też przyjmujemy zbyt wygórowane ceny w stosunku do rzeczywistej sytuacji rynkowych. Podczas budżetowania często pomijamy opłaty, które znikają w kolejnym roku lub też te, które mają się pojawić jako nowa pozycja na fakturze za dystrybucję prądu czy gazu.
Budżet Kosztów Energii - “Na Szybko”
“Podaj mi cenę do budżetu na energię” - to częste pytanie zadawane kupcom działu zakupów przez dział kontrolingu w wielu firmach. Najczęściej tego rodzaju pytania pojawiają się w ostatnim 4 kwartale roku, w okolicach października, gdy zazwyczaj planuje się budżet na kolejny rok. Kupiec dokonuje w swoim przekonaniu “oceny eksperckiej” i prognozuje przykładowo 10% wzrost ceny za energię lub gaz ziemny rok do roku i temat teoretycznie jest załatwiony.
W tej metodzie bardzo trudno jest obronić prognozowany wzrost lub spadek cen za energię elektryczną lub gaz, ponieważ nie przedstawiono żadnych założeń z czego taka zmiana miałaby wynikać.
Budżet Kosztów Energii - Precyzyjny
Mając na uwadze fakt, że budżetujemy zarówno cenę energii czynnej jak i koszty jej dystrybucji, istotne będzie rozłożenie wszystkich elementów na czynniki pierwsze i szacować lub też przyjmować już znane wartości poszczególnych składników cenowych. Tutaj też możemy popełnić błąd dotyczący zbyt optymistycznych lub też zbyt pesymistycznych ocen przyszłych cen energii. Pamiętajmy o przyjmowaniu sensownych buforów bezpieczeństwa.
Na przykład, gdy założymy zbyt wąski korytarz bezpieczeństwa dla ceny energii czynnej lub dla paliwa gazowego, to w przypadku szybkiego wzrostu cen zostaniemy zmuszeni przez taką sytuację do zabezpieczenia 100% ceny, bo akurat rynek poszedł w górę dzień po ustaleniu budżetu. Z tego powodu warto uwzględnić historyczne zmiany cen danego składnika, wskaźnik inflacji czy inne informacje jakie płyną z rynku cen energii i gazu ziemnego.
Jak budżetować koszty energii i jakie decyzje z niego wynikają?
W kwestii budżetu na energię, podobnie jak w przypadku innych kategorii kosztowych trzeba być świadomym zasad funkcjonujących w danej organizacji: jakie decyzje będziemy musieli podjąć, gdy ceny energii będą zbliżać się do poziomu naszego budżetu? Czy dopuszczalne są jakiekolwiek odchylenia od budżetu? Jeśli mamy jakikolwiek bufor, to jaki to będzie miało wpływ na funkcjonowanie naszej firmy?
W niektórych firmach nie budżetuje się kosztów energii w ogóle. Mowa tu o sytuacjach, gdzie praktycznie cały koszt energii odzwierciedlony jest w zmianie warunków umów handlowych tej firmy ze swoimi kontrahentami. Budżet wtedy jest tylko pewnym szacunkiem kosztowym, ale nie wymusza on pewnych decyzji zakupowych, gdy ceny zbliżają się do określonych poziomów.
Jak najlepiej przygotować się do tworzenia budżetu?
hcąc sprawnie przejść przez proces tworzenia budżetu warto przygotować wszystkie niezbędne informacje w ustrukturyzowanej formie. Konieczna będzie dyskusja z kluczowymi interesariuszami tego budżetu. Warto zapoznać się na przykład z planem produkcji, aby łatwiej było określić wielkość planowanego zużycia. Konieczne będzie również oszacowanie dopuszczalnych marginesów bezpieczeństwa dla ceny paliwa gazowego i energii czynnej na wypadek znacznych zmian na rynku. Pamiętajmy również o możliwych zmianach opłat dystrybucyjnych. Pomocne na pewno będzie również opracowanie logicznego arkusza kalkulacyjnego, który pozwoli nam nie tylko na wstępny szacunek budżetu, lecz także ułatwi nam kolejne aktualizacje oraz zapewni właściwy monitoring w trakcie trwania roku budżetowego.
Poniżej przedstawiamy checklistę, która ułatwi Wam pracę nad budżetem:
- UMOWA ZAKUPU PRĄDU I GAZU - sprawdź swoją umowę zakupu prądu czy paliwa gazowego.
- CENY - Ustal dotychczasowy poziom zabezpieczenia ceny na rok dla którego opracowywany jest budżet.
- ZMIENNOŚĆ RYNKU- określ margines bezpieczeństwa dla tej części ceny, która jeszcze nie została zabezpieczona; zbadaj przy tym również obecny poziom ceny hurtowej dla produktów, które będą składały się na tą cenę.
- DYSTRYBUCJA - sprawdź aktualną taryfę dystrybucyjną dla każdego punktu poboru; uwzględnij możliwe zmiany stawek wynikające z obowiązującego prawa energetycznego lub innych aktów wykonawczych.
- INFLACJA - sprawdź wskaźnik inflacji i uwzględnij go w planowaniu budżetu.
- ZUŻYCIE - ustal planowane zużycia energii na dany rok budżetowy.
- ZAŁOŻENIA - wynotuj wszystkie założenia, abyś mógł w przyszłości prześledzić z czego wynikała wysokość poszczególnych stawek zastosowanych do opracowania budżetu.
- TABELA BUDŻETOWA - opracuj arkusz kalkulacyjny z budżetem i założeniami; dobra tabela pozwoli Ci na przygotowanie kolejnych wersji budżetu, jeśli zmienią się założenia Twojej firmy a także zmieni się sytuacja rynkowa.
Kierując się powyższymi wskazówkami i podchodząc metodycznie do tego zadania rozkładając koszt energii na poszczególne składniki z pewnością będzie nam łatwiej nie tylko przygotować plan budżetu lecz również przeprowadzić bieżącą kontrolę jego wykonania w trakcie roku.
BUDŻETOWANIE KOSZTÓW ENERGII - Podsumowanie
Pod kontrolą kosztów energii elektrycznej i gazu ziemnego kryje się klucz do efektywnego zarządzania finansami zarówno w gospodarstwach domowych, jak i w przedsiębiorstwach. Nasze podejście do budżetowania, choć może wydawać się skomplikowane, jest niezbędne do uniknięcia nieprzewidzianych wydatków i maksymalizacji potencjalnych oszczędności. Przedstawiliśmy dwa główne podejścia do budżetowania: "na szybko" i "precyzyjne", z naciskiem na to, że dokładna analiza i strategiczne planowanie mogą znacznie zmniejszyć ryzyko finansowe. Dodatkowo, zwróciliśmy uwagę na ważność świadomości zasad działania organizacji i możliwych scenariuszy, które mogą wpłynąć na decyzje budżetowe. Nasza checklista do przygotowania budżetu ma na celu usprawnienie procesu i zapewnienie, że wszystkie kluczowe elementy są uwzględnione, co pozwala na elastyczność i dostosowanie do zmieniających się warunków rynkowych. Pamiętajmy, że sukces w budżetowaniu kosztów energii zależy nie tylko od precyzyjnych obliczeń, ale również od ciągłego monitorowania i dostosowywania planów do aktualnej sytuacji. Pamiętajmy, że nasz budżet będzie cały czas wrażliwy na wiele czynników zewnętrznych oddziałujących na gospodarkę.
Autor: Wojciech Nowotnik